quinta-feira, 13 de janeiro de 2011

CUSTOS E DESPESAS


NEM TODO EMPREENDEDOR NASCE SABENDO

Um passo simples e importante nos processos de gestão empresarial é melhorar os controles de custos e despesas. Para isso, é fundamental entender as diferenças dos próprios conceitos e do real significado dos custos. A dúvida mais comum surge quando é preciso definir o que são gastos, custos e despesas. Seriam todas palavras sinônimas? Se não, qual é a diferença? E investimento, qual é a sua relação com os custos da empresa?
A maioria das pequenas empresas nasce com alguém cujo talento comercial era inegável e vai crescendo até se tornar uma empresa madura. E aí, os problemas financeiros podem aparecer. A nova e madura empresa pode não estar preparada estruturalmente para acompanhar e analisar seus custos e despesas. Muitas têm seu histórico contábil perdido em papéis que acabam desaparecendo, ou guardam suas notas de compras, sem se saber bem sua utilidade.

Uma acertada tomada de decisão passa pelo correto entendimento dos conceitos de custos e despesas e de sua utilidade gerencial. Como nem todo empreendedor nasce sabendo, vamos tentar clarear um pouco esses conceitos.
Gasto é todo o esforço econômico ou financeiro que seu negócio arca para obter ou produzir um produto ou serviço. Portanto, custos, despesas, perdas e investimentos são derivativos da conta de gastos do seu negócio, mas sob perspectivas diferentes.
Comecemos pelos termos mais simples. Perdas são seus produtos ou serviços consumidos de forma anormal ou involuntária.
Investimentos são os valores gastos na aquisição de bens (máquinas, equipamentos, ferramentas, etc.) que no futuro serão geradores de receitas ao próprio negócio. Uma empresa em situação financeira estável utiliza o resultado de seu próprio lucro para a realização de investimentos. Outras fazem a opção por empréstimos que injetem capital ao negócio. Mas cuidado. Nesses casos, lembre-se que os juros para empréstimos de compra direta de ativos é bem inferior que os empréstimos para capital de giro.
Despesas relacionam-se aos gastos dos recursos consumidos direta ou indiretamente para obtenção das receitas do negócio. Envolve a estrutura administrativa e comercial da empresa (aluguel, salários e encargos, pró-labore, telefone, propaganda, comissões de vendedores, etc.) e podem ser fixas ou variáveis. O aluguel, por exemplo, é uma despesa fixa, pois seu valor não depende do volume ou do valor das vendas. Já as comissões, são classificadas como despesas variáveis uma vez que têm seu valor definido a partir da relação direta com o valor vendido.
Custos são os gastos relacionados à produção de bens ou prestação de serviços. Para que possamos entendê-los, o ideal é detalhar seu conceito relacionado a cada segmento. No comércio, custos são os valores gastos na aquisição das mercadorias. Nas indústrias e no agronegócio, referem-se aos valores gastos na produção, compreendendo matérias-primas, insumos, mão-de-obra direta interna e/ou externa, etc. Já nos serviços, custos são os valores gastos relativos à execução do serviço, compreendendo os materiais, peças e hora-técnica da mão-de-obra.
À primeira vista, pode parecer um pouco complicado, mas o segredo é começar devagar e não ter medo. Guarde todas as notas fiscais e anote os todos os gastos realizados, mesmo os pequenos e aparentemente sem importância. Mantenha um controle organizado destes gastos até conseguir subdividi-los em grupos de custos e despesas, fixas ou variáveis. Assim, você terá uma completa visão do que ocorre na sua empresa em relação aos gastos e seu impacto nos resultados.
Sem dúvidas, suas decisões para fixação dos preços, controle de desperdícios, melhoria dos procedimentos administrativo-operacionais ou aumento da lucratividade serão mais rápidas e facilitadas quando perder o medo dos controles financeiros. Afinal só se faz gestão daquilo que se conhece e, nesse caso, se controla bem.

ANA MARIA MAGNI COELHO
Publicado em O Diário Empresarial
13 de janeiro de 2011
Série "Nem todo o empreendedor nasce sabendo"

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