BOAS IDÉIAS

Hoje decidi compartilhar com vocês uma entrevista que dei ao jornal MogiNews por e-mail. Como sei que as respostas não podem ser publicadas na integra, aqui estão!

Me senti muito realizada pelo reconhecimento da minha empresa aos meus estudos e pesquisas sobre a área de Gestão de Pessoas, Comunicação e Conhecimento. Dessa vez, não fui entrevistada como Gerente do Escritório Regional, mas como consultora especializada na área. Obrigada! É muito bom trabalhar em uma empresa que reconhece nossos talentos.

A matéria é sobre canais de comunicação interna que facilitem a geração de idéias para melhorias internas e externas.

Espero que seja útil pra vocês!

1- Como a empresa deve ter um bom canal de comunicação instituído entre diretoria e funcionários para obter sugestões e melhorar os processos internos e externos? Dê algumas dicas de como isso pode ser concretizado.
Estabelecer um bom canal de comunicação entre todos os níveis da empresa é fundamental para reforçar os processos internos da empresa, seu posicionamento bem como sua imagem junto a seus públicos de interesse (colaboradores, clientes, formadores de opinião, imprensa, etc.).

A comunicação interna é uma vertente poderosa de administração, pois acontece em todos os níveis e setores da empresa, independente de controles e supervisões. Trata-se de um posicionamento estratégico a fim de facilitar o fluxo de informações úteis a gestão, viabilizando que os interesses da liderança sejam difundidos entre todos os colaboradores.
Quando bem monitorados, bons processos de comunicação podem até modificar estratégias e direcionamentos.
Por isso, identificar os canais corretos deve ir além das edições de informativos internos ou avisos em mural. Reuniões de equipes, bate-papos em sala de cafezinho, sistema de som, seminários, palestras, intranet, listas de discussão, grupos de estudos e planejamento, enfim, são muitas as alternativas que a empresa pode utilizar para dinamizar a comunicação interna.
Outro ponto importante e que deve ser levado em consideração na hora de um planejamento de comunicação interna são os eventos internos, como comemoração de datas festivas, festa de encerramento de ano, aniversários e encontros setoriais. Integração é uma palavra forte no contexto da comunicação interna, assim como clareza e veracidade de informação.

2- Essa comunicação independe do tamanho da empresa? Por quê?
Sim, pois empresas são feitas essencialmente de pessoas que necessitam ter clareza de seu papel, metas e participação para que os resultados sejam atingidos. É claro que é preciso que se definam estratégias diferenciadas de ações de acordo com o porte da empresa.
Não é preciso um jornal interno se sua empresa tem 5 funcionários, mas o empresário necessita pensar em mecanismos formais de troca de informações.
O ponto mais importante da comunicação interna é a adequação da linguagem ao nível dos colaboradores e a possibilidade (acompanhada, monitorada, avaliada e controlada) de participação dos colaboradores nas ferramentas propostas.

3- Quais são os tipos de sugestões que podem ser listados pelos subordinados? Até onde o colaborador pode chegar para que ele não comesse a colocar reclamações do trabalho ou sugestões que favoreçam apenas a eles próprios, por exemplo?
Antes de tudo é fundamental que a empresa tenha clareza – e comunique com a mesma clareza – qual o conceito que tem para a palavra SUGESTÃO: uma sugestão pode ser apenas o diagnóstico de um problema, pode também ser um diagnóstico acompanhado de uma solução não necessariamente criativa ou pode finalmente ser uma idéia, algo novo a ser proposto. As três alternativas são válidas dependendo do que a empresa pretende, por isso a definição do escopo e da finalidade do programa é fundamental para que o mesmo não se transforme em um fórum de reclamações e reivindicações.
Se a liderança é composta por pessoas que dão espaço para os funcionários praticarem a iniciativa e a criatividade, não há limites para a participação e contribuição dos colaboradores em prol de melhorias da empresa. Por mais que as sugestões pareçam pessoais, se forem pertinentes, podem influenciar diretamente toda a empresa.
Afinal, uma cultura organizacional moderna não é autoritária e paternalista; ela acredita no potencial do ser humano.

4- Quais os benefícios e resultados que isso traz para a empresa?
Uma comunicação interna eficiente dissemina a cultura da empresa uniformemente e até a aprimora com as contribuições individuais dadas pelos colaboradores. Além disso, possibilita conhecer o comportamento do corpo de funcionários e incentivá-los a aumentar o potencial competitivo da organização frente ao mercado.
Quando os colaboradores se sentem parte da empresa, passam a contribuir mais para o seu resultado e as sugestões podem gerar melhorias incrementais da qualidade. Quando cada um ajuda a melhorar um pouco a qualidade dos produtos e processos, a soma de pequenas melhorias eleva de modo significativo a performance organizacional.
Há, ainda, outra questão muito favorecida pelos processos de comunicação que é a multiplicação do conhecimento interno que todas as empresas têm e que é mais do que simplesmente a soma de tudo o que todos sabem. Quando se fala de gestão de conhecimento em uma empresa isso nada mais é do que saber gerir as pessoas que compõem essa empresa e a comunicação entre elas.

5- E para o funcionário?
A participação consciente dos funcionários faz com os mesmos se sintam parte da organização, levando-os a compartilhar de todos os conhecimentos e objetivos da empresa e a levar uma boa imagem dela ao público externo.
Além disso, profissionais adaptados a este novo paradigma organizacional ganham pontos, pois estão mais bem preparadas para a ascensão profissional dentro (ou, por opção própria, fora) da empresa.

6- Há alguma desvantagem? Qual e por quê?
As causas principais dos fracassos dos programas de sugestões são a falta de foco e de uma estratégia para promover e direcionar a criatividade da força de trabalho. Se não houver clareza na comunicação e implementação das melhores idéias, logo o programa termina com decepções e como mais uma “boa intenção” malograda por parte da empresa.
Se não houver o desejo sincero de implementar as idéias dos colaboradores e se a liderança não acreditar no potencial criativo do pessoal de níveis mais baixos, a empresa estará desprezando um contingente enorme de idéias, o que, em médio prazo, vai gerar desmotivação.

7- É possível até recompensar os funcionários que tiveram as ideias? Qual e como pode ser essa recompensa?
Para gerar recompensas às idéias, o mais apropriado é que as empresas trabalhem temas específicos que reflitam as preocupações mais urgentes e relevantes, tais como: redução de desperdícios, atrasos e reclamações; melhoria da qualidade e da produtividade, etc.
Infelizmente não existe uma fórmula mágica e cada empresa deve utilizar seus elementos da cultura corporativa para a implantação e manutenção do programa.
A definição da premiação deve estar contida nas políticas e regras do programa. De maneira geral, as regras devem levar em conta a proporcionalidade entre o que a empresa prevê economizar ou ganhar com a aplicação da sugestão.
Existem vários tipos de prêmios (nomeações, placas de reconhecimento, dinheiro, mercadorias) que podem variar desde uma foto no mural até presentes mais elaborados como TVs, carros, jantares, viagens.
Uma dica é ter cuidado para que o prêmio não gere custo adicional para o colaborador – de que adianta ganhar hospedagem em um hotel, se o funcionário não tiver recursos para o transporte ou ganhar passagens aéreas se ele não pode vendê-las e nem tem dinheiro para pagar as diárias da viagem. Neste caso o prêmio não agregou nenhum valor ao colaborador, gerando insatisfação e descrédito.

8- Qual a importância da recompensa e do reconhecimento da ideia do colaborador?
Para que o programa tenha sustentabilidade, o feedback é fundamental, tanto para as idéias que serão implementadas quanto para aquelas que não forem consideradas pertinentes.
Por isso, ter uma comissão composta por pessoas de várias áreas dentro da empresa torna o processo mais transparente já que é a comissão que encaminhará à direção as melhores propostas e a recomendação de premiação.
É importante que os processos de premiação sejam aplicados com muita parcimônia, pois colaboradores de uma empresa recebem seu salário para efetuar tarefas produtivas e serem criativos. Os programas de idéias e sugestões são mais um complemento monetário ou de reconhecimento que incentiva a melhoria continua e não apenas, uma receita extra ao funcionário.
Se a cultura da empresa não estiver preparada para programas como esse, colaboradores criativos podem guardar para si próprio várias idéias “lucrativas” que só serão compartilhadas mediante uma premiação.

9- Podemos dizer que o líder é o principal responsável por estimular que essas ideias surjam? Por quê?
Um programa de sugestões deve ter o acompanhamento e suporte da alta administração para que possa ter sucesso e desenvolva o potencial máximo dos colaboradores. É a liderança que deve criar um clima onde o colaborador possa se expressar com a certeza de que será ouvido, além de uma atmosfera de contribuição mútua. Deve provocar a disseminação e o estímulo a novas idéias.

Infelizmente, muitas empresas pregam a necessidade de pessoas criativas em suas equipes, mas não possuem um programa de inovação institucionalizado ou ainda trabalham sob a égide do medo. Pessoas com medo tendem a fugir de compromissos, evitam desafios e apresentam baixos resultados.
No caso de um processo estratégico de comunicação, cabe também ao líder ser o primeiro a se preocupar, não deixando a responsabilidade apenas a cargo de um setor ou área. Quando se fala em comunicação interna, a responsabilidade é de todos! Comunicar, clara e indistintamente, é uma obrigação da empresa, pois assim pode tornar seus colaboradores comprometidos e engajados.

ANA MARIA MAGNI COELHO

Pedagoga com especialização em Gestão do Conhecimento, Gestão de Projetos e Gestão Estratégica de Negócios.

06 de janeiro de 2010